Sygnalista

zgłaszanie przypadków

nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń obowiązująca w Nadleśnictwie Stąporków

Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów

Ważne definicje:

1. Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17)
2. Nadleśnictwo Stąporków
3. Sygnalista/osoba dokonująca zgłoszenia – jest to osoba, która w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową dokonała Zgłoszenia w trybie określonym w niniejszej Procedurze. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, niezależnie od podstaw zatrudnienia lub charakteru stosunku prawnego łączącego go z Nadleśnictwem Stąporków, której dotyczą zgłaszane nieprawidłowości, także po ustaniu tego stosunku oraz współpracownik, partner biznesowy lub klient;
4. Uczestnik postępowania wyjaśniającego – każdy kto bierze udział w Postępowaniu wyjaśniającym, z wyłączeniem osób prowadzących Postępowanie wyjaśniające oraz Sygnalisty, jeżeli jego wolą jest zachowanie anonimowości;
5. Anonim - zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
6. Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
7. Działania następcze - działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
8. Informacje na temat naruszeń - dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
9. Kontekst związany z pracą - obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których - niezależnie od charakteru tych działań - osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
10. Naruszenia - działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem:

a) są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy; lub

b) są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy;

11. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12. Osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
13. Zgłoszenie za pośrednictwem kanału wewnętrznego - przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji,  z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy
14. Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń („Pełnomocnik”) – osoba wyznaczona do realizacji i wykonywania zadań wynikających z Procedury zapewniająca sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom

Jak dokonać zgłoszenia

Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy  lub przy realizacji zadań w Nadleśnictwie Stąporków, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w  oparciu o racjonalne elementy faktyczne.

Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wyznaczony przez Nadleśniczego Nadleśnictwa Stąporków.

Nadleśnictwo Stąporków zapewnia dostępność i identyfikowalność Pełnomocnika do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Nadleśnictwie.

Nadleśnictwo Stąporków zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:

1. w formie listownej na adres korespondencyjny: Nadleśnictwo Stąporków ul. Niekłańska 15, 26-220 Stąporków z dopiskiem na kopercie "zgłoszenie nieprawidłowości, do rąk Pełnomocnika w sekretariacie nie otwierać"
2.  w formie listownej przekazanej bezpośrednio do sekretariatu w zaklejonej kopercie ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej z dopiskiem "zgłoszenie nieprawidłowości, do rąk Pełnomocnika w sekretariacie nie otwierać".

Przesyłki listowne adresowane: Nadleśnictwo Stąporków ul. Niekłańska 15, 26-220 Stąporków z dopiskiem na kopercie "zgłoszenie nieprawidłowości, do rąk Pełnomocnika w sekretariacie nie otwierać" nie podlegają otwarciu i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do osoby o której mowa w § 5.

Przesyłanie przesyłek listowych następuje z zachowaniemanonimowości.

3. w formie zgłoszenia ustnego, które może być dokonane telefonicznie pod wskazanym numerem telefonu 41 374 17 83 w każdy poniedziałek w godz. 13-15 lub na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.

W przypadku zgłoszenia telefonicznego sporządzana jest notatka służbowa.

Wzór  zgłoszenia stanowi  załączniki nr  1 do Procedury - link do wniosku

Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.

Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Nadleśnictwa.

Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Nadleśnictwie w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia informację zwrotna o potwierdzająca przyjęcie zgłoszenia. Przyjmuje się, że podczas sprawdzania zasadności otrzymanego zgłoszenia, Pełnomocnik może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.

Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:

Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

a.     dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, adres, stanowisko, miejsce pracy;

b.     nazwa podmiotu;

c.      datę i miejsce sporządzenia;

d.     dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

e.     opis nieprawidłowości, w tym ewentualne dokumenty oraz ich daty;

f.   wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości. Podanie adresu do korespondencji.

Ochrona zgłaszającego

Nadleśnictwo Stąporków gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.

Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe.

Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika lub współpracownika z Nadleśnictwem Stąporków lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Nadleśnictwo zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Nadleśnictwie Stąporków Ochrony Danych Osobowych.

Klauzula informacyjna

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Nadleśnictwo Stąporków ul. Niekłańska 15, 26-220 Stąporków adres e-mail: staporkow@radom.lasy.gov.pl tel. 41 374 17 83
2. W Nadleśnictwie Stąporków został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – Tomasz Paprocki, z którym kontakt jest możliwy pod adresem korespondencyjnym Nadleśnictwa Stąporków, oraz pod adresem e-mail  staporkow@radom.lasy.gov.pl
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO - obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa - DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa.
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
5. Administrator zapewnia poufności przetwarzanych danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
6. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych - korzystając z tego prawa istnieje możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,
• prawo ich sprostowania - korzystając z tego prawa można zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu czy przetwarzaniu danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać
• prawo do usunięcia - korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.
• prawo wniesienia sprzeciwu - korzystając z tego prawa można w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznane zostanie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa

7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego
8. Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne
9. Pana/Pani dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu